Les critères Qualiopi : décryptage et conseils pratiques

Obtenir la certification Qualiopi est une étape incontournable pour les organismes de formation souhaitant accéder à des financements publics ou mutualisés (OPCO, Pôle emploi, CPF).
Ce label garantit le respect d'un référentiel qualité strict, reposant sur sept critères et 32 indicateurs.

Mais comment répondre efficacement aux exigences de Qualiopi ? Quels documents fournir pour prouver la conformité ?
Voici un décryptage des critères et des conseils pratiques pour préparer votre audit avec sérénité.

1. Conditions d’information du public

Exigences : Vous devez diffuser une information claire et accessible sur vos prestations : prérequis, objectifs, durée, modalités d’accès, tarifs, contacts, méthodes mobilisées, modalités d'évaluation, accessibilité pour les personnes en situation de handicap.

Exemples de preuves :

• Site internet mis à jour

• Plaquettes et brochures

• Conditions générales de vente
  

Astuce : Veillez à actualiser vos supports tous les six mois pour éviter une non-conformité lors de l’audit.

Erreur fréquente : Oublier d'afficher clairement les délais d'accès ou les adaptations pour les personnes en situation de handicap.

2. Identification des objectifs et adaptation des prestations

Exigences : Vous devez prouver que vous analysez les besoins des bénéficiaires et adaptez vos formations en conséquence.

Exemples de preuves :

• Fiches de découverte des besoins

• Comptes-rendus d’entretien

• Grilles d’analyse des besoins
  

Astuce : Standardisez votre fiche de découverte des besoins pour gagner du temps et structurer vos entretiens.

Erreur fréquente : Ne pas conserver de preuves d’analyse des besoins (emails, entretiens, questionnaires).

3. Adaptation aux publics bénéficiaires

Exigences : Assurez-vous que vos modalités d’accueil et d’accompagnement sont adaptées aux apprenants.

Exemples de preuves :

• Livret d’accueil

• Règlement intérieur

• Outils d'évaluation
  

Astuce : Mettez en place un process d’engagement des bénéficiaires (rappels avant formation, contact avec un référent).

Erreur fréquente : Ne pas anticiper les adaptations pour les personnes en situation de handicap.

4. Moyens pédagogiques et techniques

Exigences : Vous devez prouver que vos locaux, équipements et moyens humains sont adaptés à vos formations.

Exemples de preuves :

• Bail ou contrat de location

• Liste des équipements et supports pédagogiques

• Organigramme des intervenants
  

Astuce : Réalisez un inventaire matériel régulièrement mis à jour.

Erreur fréquente : Ne pas fournir de preuves d’utilisation des moyens techniques.

5. Qualification et développement des compétences des formateurs

Exigences : Vous devez démontrer que vos formateurs sont qualifiés et suivent une montée en compétences.

Exemples de preuves :

• CV et diplômes des formateurs

• Attestations de formation continue

• Plan de développement des compétences
  

Astuce : Créez un dossier de suivi des compétences pour chaque formateur.

Erreur fréquente : Ne pas documenter la veille et les formations suivies.

6. Inscription dans l’environnement professionnel

Exigences : Vous devez prouver que vous menez une veille réglementaire et pédagogique.

Exemples de preuves :

• Tableau de suivi de veille

• Participation à des événements professionnels

• Liste des partenaires
  

Astuce : Planifiez une veille structurée et documentée (captures d’écran, comptes-rendus).

Erreur fréquente : Se contenter d’une veille informelle sans preuves tangibles.

7. Recueil et traitement des appréciations et réclamations

Exigences : Vous devez recueillir et traiter les avis des bénéficiaires de manière formalisée.

Exemples de preuves :

• Enquêtes de satisfaction

• Procédure de traitement des réclamations

• Tableau de suivi des améliorations
  

Astuce : Automatisez l’envoi des enquêtes de satisfaction pour maximiser les retours.

Erreur fréquente : Ne pas formaliser la gestion des réclamations et des améliorations.

Conclusion

La certification Qualiopi repose sur une démarche rigoureuse qui exige anticipation et organisation. En structurant vos processus et en conservant des preuves tangibles, vous vous assurez une préparation optimale à l’audit.

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